با عنايت به بخشنامه اصلاح الگوي مصرف و لزوم استفاده از سيستم هاي الكترونيكي جهت صرفه جويي در زمان و كاهش هزينه هاي جاري و جلوگيري از انجام مأموريت هاي مديران و كاركنان كه مستلزم حضور فيزيكي نمي باشد و با عنايت به راه اندازي سامانه ويديوكنفرانس در كليه شبكه هاي بهداشت و درمان استان، ضروري است موارد ذيل توسط واحدهاي تابعه دانشگاه اجرايي گردد. شايان ذكر است مسئوليت عدم رعايت اين بخشنامه، با بالاترين مقام آن واحد خواهد بود.

۱- با توجه به وجود تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری سامانه ويديوكنفرانس، در قالب معاونت ها و واحد های دانشگاه، جهت دوره هاي آموزشی و برگزاری جلسات ویدئو کنفرانس، ترتيبي اتخاذ شود كه كليه جلسات اداري و آموزشي توسط سامانه مذكور برگزار گردد. جلسات آموزشي كه داراي كارگاههاي عملي بوده، از شمول اين بند مستثني مي باشد.

۲- با توجه به اينكه برنامه زمان بندي نقاط مركزي و همچنین زمان بندی استفاده از سرور مذکور در وب سايت مدیریت آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه اطلاع رساني گرديده، واحدهاي متقاضي جلسه، موظف هستند پس از ديدن برنامه زمان بندي اعلام شده در وب سايت دانشگاه و انتخاب وقت خالي از سامانه ذكر شده، فرم درخواست سامانه ويديوكنفرانس لینک شده درانتهای صحفه را تكميل و به اداره آمار و فناوري اطلاعات ارسال نمايند. اداره آمار و فناوري اطلاعات موظف است هماهنگي هاي لازم در خصوص جلسه اداري را با حوزه ریاست دانشگاه و در خصوص جلسه آموزشي  با حوزه معاونت آموزشی دانشگاه انجام دهد.

۳- مسئول فناوري اطلاعات معاونت متقاضي سامانه ويديو كنفرانس در نقاط مركزي و مسئولين فناوري اطلاعات شبكه هاي بهداشت و درمان شهرستانها موظفند در جلسات ويديو كنفرانس بعنوان كارشناس فني حضور داشته و يا اين وظيفه را با هماهنگي مسئولين مربوطه به يك نفر آشنا با مسائل فني واگذار نمايند. ضمناً مسئوليت تكميل فرم الكترونيكي موجود در وب سايت دانشگاه بعهده مسئولين فناوري اطلاعات واحدها مي باشد.

۴- با توجه به اينكه برگزاري جلسات بين شبكه هاي بهداشت و درمان شهرستانها، بدون استفاده از نقاط مركزي، امكان پذير مي باشد، واحد درخواست كننده موظف است فرآيند ذكر شده در بند ۲ را رعايت نموده و درخواست سامانه مذكور را به اداره آمار و فناوري اطلاعات ارسال نمايد.

۵- مسئوليت نظارت، كنترل و ارائه گزارشات از نحوه عملكرد واحدها در اجراي بندهاي مختلف اين بخشنامه بعهده اداره آمار و فناوري اطلاعات بوده و اين اداره موظف است گزارشات صرفه جويي در برگزاري جلسات با سامانه مذكور را هر ۳ ماه يك بار در كميته راهبردي فناوري اطلاعات ارائه تا نسبت به تشويق و تنبيه واحدها در اين خصوص تصميم گيري گردد.