آیین نامه سایت دانشگاه علوم پزشکی خراسان شمالی

مدیریت آمار و فناوری اطلاعات

مقدمه

• سایت دانشگاه به آدرس www.nkums.ac.ir به عنوان مرجع اطلاع رسانی و خدمات دهی تحت وب می باشد. و سایر مراکز تابعه دانشگاه نیز می توانند از طریق ایجاد سایت جدید در زیر مجموعه سایت اصلی دانشگاه  اقدام به اطلاع رسانی و خدمات دهی تحت وب نمایند.
• خرید نرم افزار مدیریت سایت، تغییر نرم افزار ، نصب، نگه داری، پشتیبانی و سایر پیگیریهای مربوط به نرم افزار مدیریت سایت و همچنین رسیدگی به نامه های مربوط به سایت دانشگاه، ایجاد سایت جدید، مدیریت دسترسی ها، و سیاست گذاری های مربوط به حوزه سایت اطلاع رسانی دانشگاه در حیطه وظایف اداره آمار و فناوری اطلاعات می باشد.
• ایجاد سایت جدید به عنوان زیرمجموعه سایت اصلی دانشگاه برای مراکز تابعه دانشگاه از طریق ارسال نامه و درخواست سایت انجام می گیرد.
• مراحل درخواست ایجاد سایت توسط فرآیندی که اداره آمار و فناوری اطلاعات تعریف کرده است مشخص می شود.
• در نامه ایجاد سایت ذکر عنوان سایت، عبارت انگلیسی جهت مشخص کردن نام زیردامنه سایت، و همچنین مشخصات رابط الزامی است.
• تمام معاونتها مراکز آموزشی و درمانی و مراکز تحقیقاتی و سایر بخشها می توانند تقاضای ایجاد سایت را به اداره آمار و فناوری اطلاعات ارسال نمایند.
• مطالب قابل درج برای سایت و همچنین توانایی مرکز در بروزرسانی و تکمیل سایت از عوامل اصلی تعیین کننده پذیرش و یا رد درخواست می باشد.
• مرکز درخواست کننده از نظر محتوا و خبر باید توانایی رعایت شاخصهای سایت که در ادامه خواهد آمد را داشته باشد.
• مسئولیت مطالب بارگزاری شده درسایت هر واحد به عهده مسئول آن واحد میباشد.

تعاریف

• کارشناس سایت: مسئولیت پشتیبانی سایتهای اطلاع رسانی دانشگاه از لحاظ نرم افزاری به عهده کارشناس سایت در اداره آمار و فناوری اطلاعات می باشد.
• رابطین سایتها در صورت نیاز به راهنمایی و آموزش و یا اعمال تغییر در سایت که نیاز به دسترسی سطح بالاتر و یا هماهنگی با ستاد داشته باشد به کارشناس سایت مراجعه خواهد نمود.
• رابطین سایت ها موظف به رعایت نکات و مواردی هستند که توسط کارشناس سایت به اطلاع آنها رسانده می شود.
• وظیفه ارتباط با شرکت اصلی فروشنده نرم افزار سایت و همچنین  ارتباط با ریاست اداره آمار و فناوری اطلاعات به عهده کارشناس سایت می باشد.
• گزارش گیری، تعریف سایت و کاربر جدید و برنامه ریزی برای آنها به عهده کارشناس سایت می باشد.
• شورای مدیریت سایت: این شورا متشکل از ریاست مرکز و رابط سایت (الزاما) و سایر افراد که مرکز که در صورت لزوم به عنوان اعضای شورا معرفی می شوند می باشد.
• اسامی اعضای شورا و یا تغییرات آنها نیز باید طی نامه ای به اطلاع اداره آمار و فناوری اطلاعات رسانده شود.
• وظیفه این شورا بررسی و تایید مطالب،تعیین ساختار و تایید بخشهای مختلف که در سایت قرار می گیرد می باشد.
• صحت مطالب و همچنین کلیه تبعات مطالب، لینک ها و فرمها و نرم افزارهایی که در سایت قرار می گیرد متوجه شورای مدیریت سایت می باشد.
• رابط سایت: مسئولیت اصلی کار با نرم افزار سایت و بروز رسانی آن متوجه رابطین سایت ها در مراکز محل خدمت می باشد.
• رابط سایت شخصی است که ضمن ارسال مشخصات آن توسط نامه درخواست سایت باید ابلاغی به عنوان رابط سایت آن مرکز توسط مدیرت روابط عمومی دانشگاه برای وی صادر شود. و یک نسخه آن به اداره آمار و فناوری اطلاعات ارسال شود.
• افرادی که به عنوان رابط سایت معرفی می شود باید حداقل، تسلط نسبی به مباحث اینترنت و مدیریت سایت داشته باشند.
• ارائه مدرک در زمینه مدیریت و طراحی سایت  و یا داشتن تسلط کافی در مدیریت سایت می تواند در مدیریت بهتر سایت و بروزرسانی آن و همچنین میزان اعتبار و امتیازاتی که در ارزیابی توسط اداره آمار و فناوری اطلاعات از سایتها به عمل می آید ماثر باشد.
• رابطین سایت در راستای مدیریت سایت مرکز محل خدمت  ملزم به رعایت آیین نامه و ضوابطی خواهند بود  که توسط اداره آمار و فناوری و کارشناس سایت به آنان اعلان می شود.
• مدیران سایت: برحسب مورد ممکن است برای قسمتهای مختلف سایت مانند اخبار، مقالات و ... در مراکز کاربرانی تعریف شوند که مدیریت این بخشها را به عهده بگیرند. این افراد فقط به همان بخش تعیین شده دسترسی خواهند داشت و زیر نظر رابط سایت آن مرکز فعالیت خواهند کرد.
• دسترسی مدیران باید توسط شورا مورد تایید باشد و نام مدیر و بخشی که به آن دسترسی خواهند داشت طی نامه ای به اطلاع اداره آمار و فناوری اطلاعات رسانده شود.

چهارچوب و شاخصهای سایت

• نام سایت برای سایتهای زیرمجموعه سایت اصلی دانشگاه، عبارت انگلیسی ای است که به عنوان زیر دامنه به دامنه اصلی سایت    (nkums.ac.ir)  الصاق می شود.
• عبارت انگلیسی زیردامنه باید بیانگر عنوان سایت و یا مخفف آن باشد.
• سایتهای اطلاع رسانی باید شامل منویی مشخص درصفحه اصلی باشند که در سایر صفحات نیز تکرار می شود.
• این منو باید لینکی جهت نمایش اطلاعات و یا فرمهایی باشد که در جهت اطلاع رسانی ویا خدمات دهی مربوط به آن مرکز در سایت قرار داده شده اند.
• سایتهای مراکز باید به نحوی طراحی شوند که بازتابی از بخشهای مختلف مرکز یا خدماتی که در آن مراکز ارائه می شوند باشند.
• تمام لینکها و بخشهای مهم باید در صفحه اصلی سایت، یا در منوی اصلی و یا در سایر قسمتهای صفحه به صورت لینک و یا بنر در دسترس باشد.
• صفحه نخست سایت باید شامل اخبار بوده که به صورت مداوم بروز شده و پویای صفحه نخست سایت را حفظ می نماید.

 وجود موارد ذیل در سایت مراکز در صورت امکان الزامی است: 

• معرفی تشکیلات و ساختار دستگاه

• بخشها به صورت تفکیک شده در منو ایجاد شوند و برای هر کدام توضیحات و یا  شرح وظایف درج شود.
• خدمات، فرآیندهایی که در مراکز ارائه می شود و اطلاع از آن برای مراجعه کنندگان مفید می باشد به صورت لینک جداگانه در منو درج شود. برای این خدمات و فرآیندها درج توضیحات نحوه عمل به صورت مرحله به مرحله و درج گراف(در صورت امکان) و همچنین درج  تصویر نمونه فرم ها و یا لینک به فرمهای الکترونیکی الزامی می باشد. 

• درج سند راهبردی و چارت سازمانی در صورت وجود 
• مجموعه قوانین و مقررات، آیین نامه ها و ضوابط مربوط به فعالیتهای دستگاه به تفکیک موضوع در صورتی که مورد نیاز مراجعه کنندگان می باشند.
• اطلاعات آماری در صورت وجود اطلاعات و آمار قابل درج در سایت
• اطلاعات تماس با دستگاه شامل ( آدرس پستی، تلفن، نمابر و آدرس پست الکترونیکی)
• درج اطلاعات و یا لینک به فرم ارتباط با ما
• در صورت داشتن جدول زمانبندی ملاقاتها و سایر اطلاعات مرتبط
• در صورت لزوم داشتن بخش ارتباط با مدیران و ارسال جواب  به ایمیل افراد
• درج اسامی مدیران و یا کارمندان در صورتی که مراجعه کننده عمومی داشته باشند. ( در غیر این صورت درج اسامی آنها الزامی نمی باشد).
• پیوند به جایگاه های اینترنتی مرتبط با فعالیت دستگاه. پیوندها به صورت تفکیک شده و در صورت امکان با داشتن بنر و عکس مرتبط
• پرسشهای متداول در صورت لزوم و داشتن مراجعه کننده عمومی
• ارایه لیست و محتوای نشریات داخلی (عملکرد- آمار، علمی و ...) دستگاه در صورت وجود و امکان نشر
• دارا بودن لینک گالری عکس الزامی نمی باشد. ولی در صورت قرار دادن این گزینه رعایت حریم شخصی افراد، قانون کپی رایت ( در صورت لزوم)، عدم درج عکسهای غیر مرتبط، عدم درج عکسهای کارکنان که جنبه شخصی دارد  و همچنین عکسهای غیر مناسب بر حسب تشخیص رابط سایت ضروری می باشد. 
• در گالری عکس مراکز تابعه دانشگاه صرفا عکسهای مربوط به بخشهای زیر مجموعه مراکز (عکسهایی که جنبه خبری و اطلاع رسانی داشته باشد)، همایشها و سمینارها، جلسات عمومی و سایر عکسهای از این قبیل باشد.

• قالب کلی نگارشی و شاخص های لازم جهت تعیین محتوا و نحوه بارگزاری اطلاعات در وب سایت باید بر اساس شاخص های مشخص شده در مدیریت آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه باشد.

رعایت اصول ذیل در هنگام درج متون :

• در تمام صفحاتی که درج می شوند کلید واژه نیز تعریف گردد.
• نوع فونت اندازه فونت، رنگ فونت و ...  متون در تمام صفحات باید طبق آیین نامه نگارشی مدیریت آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه باشد.
• در صفحاتی که حجم متن کم می باشد به هیچ وجه از فایلهایی نظیر pdf استفاده نشود . مگر برای متونی که به عنوان سند درج می شوند.
• حتی المقدور برای تمام صفحات در پایین صفحه لینک به فایل pdf و doc همان صفحات جهت دانلود وجود داشته باشد.

• ارزیابی سایتهای تابعه دانشگاه
  • مقرر شد در آذر ماه هر سال ، جهت ارتقاء سطح کیفی سایتهای دانشگاه  جشنواره ای تحت عنوان جشنواره پرتال دانشگاه توسط مدیریت آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه برگزار گردد و گزارشی از وضعیت کلیه واحد های دانشگاه در این خصوص تهیه شود.
  • این گزارش بر اساس شاخص های مندرج در آیین نامه و همچنین ضوابطی که توسط کارشناس سایت به اطلاع رابطین  رسانده می شود انجام می گیرد.
  • گزارش تهیه شده ضمن ارسال به مراکز تابعه به اطلاع ریاست محترم دانشگاه نیز رسانده خواهد شد تا نسبت به تشویق رتبه های برتر (سه رتبه) اقدام لازم انجام پذیرد. و همچنین تصمیم گیری در خصوص سایتهایی که آمار قابل قبولی ندارند اتخاذ گردد.
  • لازم به ذکر است رتبه های برتر مورد تشویق مالی و کتبی قرار خواهند گرفت.

آيين_نامه_سايت.pdf